Integritetspolicy

Hur vi hanterar personuppgifter enligt GDPR

På Visuell Planering & Praktisk PPM AB, nedanbenämnd ”VP”, månar vi om våra kunders och intressenters integritet, behov avdataskydd för de uppgifter vi hanterar om dem samt deras önskan om hur vi använderoch behandlar deras personuppgifter. Vi hanterar därför alla personuppgiftermed stor omsorg och regelefterlevnad i enlighet med den EU-baserade dataskyddsförordningen(2016/679) GDPR, General Data ProtectionRegulation. Det innebär bland annat att vi regelbundet kartlägger ochreviderar samtliga personuppgiftsregister och de rutiner och system somomgärdar registren. Detta för att säkerställa att vår hantering lever upp tillGDPR:s krav och att all data är skyddad med högkvalitativa säkerhetslösningar, åtkomst-och behörighetssystem samt kontrollrutiner.

Insamling av personrelaterad information

Den personliga information som VP samlar in hanteras alltidpå ett ansvarsfullt sätt med hänsyn till personens integritet. Alla person- ochkontaktuppgifter inhämtas med personens samtycke genom egen opt-in/registreringför nyhetsbrevsprenumeration på VP:s webbplats, sociala medier, på mässor (VP:smonter) och andra events, vid kundkontakter via mejl och telefon samt i sambandmed försäljning och fakturering. Våra register innehåller ocksåkontaktuppgifter till leverantörer, journalister och samarbetspartners.

Vi sparar också tillfälligt s.k. cookie-information som laddas ned till användarens webbläsare/datornär vederbörande besöker vår webbplats. Detta görs för att kunna hålla reda påanvändarens intressen, navigation och val. Därefter raderas all personrelateradcookie-information.

Syftet med vår personuppgiftshantering

Vi samlar in och sparar personuppgifter för att hantera vårarelationer med befintliga och potentiella kunder samt leverantörer,samarbetspartners, journalister och andra intressenter effektivt. Personuppgifternabehövs också för att stödja vår försäljning, fakturering, kunduppföljning,garantihantering, marknadsföring, kundvård och inbjudningar till events,pressmöten och mässor.

Samtycke till lagring och behandling av personuppgifter

VP varken lagrar eller behandlar personuppgifter utansamtycke av vederbörande i de fall GDPR eller annan lag kräver det. Exempel pånär samtycke krävs är när personuppgifterna innehåller känslig information som hälsotillstånd,politiska åsikter, filosofiska övertygelser eller biometriska data.

Vi skickar dessutom inga nyhetsbrev, inbjudningar,erbjudanden eller annat marknadsföringsmaterial till personer som inte godkäntatt vi får göra det. Vid nyteckning av prenumeration på våra nyhetsbrev,erbjudandeutskick och inbjudningar till events måste prenumeranten aktivtgodkänna att utskicken görs till angiven e-postadress.

Den som tidigare samtyckt kan när som helst återkalla sittsamtycke. Vi raderar då omedelbart personuppgifterna, under förutsättning attdet inte strider mot någon lag, förordning eller verksamhetsprocess däruppgifterna behövs.

Lagringstider för personuppgifter

VP sparar bara personuppgifter så länge som är nödvändigtför ändamålet med hanteringen av den personliga informationen. Det kan tillexempel vara under den tid uppgifterna behövs för att stödja vår försäljning, leverans,support och garantiåtaganden.

Kontaktuppgifter till personer som antingen avregistreratsig för fortsatta nyhetsbrevutskick eller vars e-postadresser"studsar", dvs. som distributionssystemen inte kan levererae-postbreven till, sparas upp till maximalt ett år. Därefter tas de bortmanuellt i våra rutinmässiga bortgallringar.

Uppgifter kopplade till personer som aldrig köpt en tjänsteller programvara och vars kontaktuppgifter blivit inaktuella och inte kanuppdateras, t.ex. om e-posten "studsar" och mobiltelefonnumret saknarabonnent etc., sparas upp till maximalt ett år. Därefter tas de bort manuellt ivåra rutinmässiga bortgallringar. Kontaktuppgifter till kunder som köpt en varaeller tjänst sparas alltid minst 10 år pga. våra och våra leverantörersgarantiåtaganden.

Mejlkorrespondens med kunder och andra privatpersoner sparas,med vissa undantag, upp till maximalt ett år. I de fall uppgifterna behövs föratt stödja vår försäljning, ekonomisk redovisning, garantiåtaganden eller andrakund- och reklamationsärenden sparas mejlen så länge som är nödvändigt.

Registeråtkomst av tredje part

En mycket begränsad behandling av personuppgifter sker, medstränga säkerhets- och sekretesskrav, av tredje part vid skapande ochdistribution av våra elektroniska nyhetsbrev, inbjudningar och andra utskick.Även utomstående CRM- och webbutvecklare har begränsad åtkomst till vissaregister för att kunna utveckla och underhålla CRM-systemet, webbplatsen ochwebbshopen.

Tredjelandsöverföring

Flera av VP:s personregister hanteras av servrar i länderutanför EU och EES, så kallat ”tredje land”. För närvarande handlar det endastom personregister som lagras hos Amazon Web Services, Googles och MailChimps värddatorer i blandannat USA.

Begära registerutdrag

Alla med personuppgifter i VP:s olika register kan begäraatt få ett samlat registerutdrag av all information som finns om dem, efternoggrann verifiering av personens verkliga identitet.

Dataportabilitet för tredje part

I enlighet med GDPR erbjuder VP full dataportabilitet därdet är tekniskt möjligt. Det innebär att personer som vi har registreradeuppgifter om kan begära att få uppgifterna överförda till en annanpersonuppgiftsansvarig hos tredje part. Precis som vid begäran om registerutdraggörs detta först efter en noggrann verifiering av personens verkliga identitet,så att informationen inte hamnar i orätta händer.

Rätt till rättelse

Alla med personuppgifter i VP:s olika register kan när somhelst begära att få sina uppgifter rättade och/eller kompletterade om dessa ärofullständiga.

Rätt att bli raderad (”rätten att bli bortglömd”)

I enlighet med GDPR erbjuder VP möjlighet att få allpersonrelaterad information raderad ur företagets samtliga system. Detförutsätter dock att raderingen inte strider mot någon lag eller förordning ochatt uppgifterna inte längre behövs för det ändamål som de registrerats för. VPmåste till exempel spara vissa personuppgifter under en tid för att uppfyllavissa krav i lagstiftningen kring bokföring, preskription, bedrägerier,motverkande av penningtvätt och liknande.

Avregistrering för nyhetsbrev och annan marknadsföring

Om du vill bli avregistrerad från våra distributionslistorför nyhetsbrev, inbjudningar till mässor och events samt andra reklamutskickkan du skicka ett mejl till avregistrera@visuellplanering.se.  

Har du några frågor om vår personuppgifts- och dataskyddspolicy kan du kontakta oss via information@visuellplanering.se.

Läs mer om GDPR på Integritetsskyddsmyndighetenshemsida >>

‍